Okul Bilgi Sistemleri (bundan sonra "Sistem" veya "biz"), okulların sınav programı, nöbet çizelgesi, devamsızlık bildirimi ve veli bilgilendirme gibi günlük işlerini kolaylaştıran bir web uygulamasıdır. Kişisel verilerin korunmasını hizmetin bir parçası olarak görürüz: az veri toplarız, topladığımızı açıklarız, saklama süresini sınırlarız ve silme kontrolünü kullanıcıya bırakırız.
Bu politika 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili ikincil mevzuat esas alınarak hazırlanmıştır. Sistemi kullanan okul yetkilileri için aydınlatma metni niteliğindedir.
Kapsam ve tanımlar
Politika, www.okulbilgisistemleri.com.tr adresindeki web sitesi ile giriş yapılarak kullanılan tüm modülleri kapsar. Aşağıdaki kavramlar metin boyunca şu anlamlarda kullanılır:
- Kullanıcı / Okul
- Sisteme kurum adına kayıt olan ve kurumu temsilen işlem yapan okul yöneticisi ile temsil ettiği kurum.
- Kurum verisi
- Okulun yüklediği dosyalardan türetilen öğrenci, öğretmen ve veli kayıtları ile bu kayıtlardan üretilen program, çizelge ve raporlar.
- Hesap verisi
- Kayıt ve giriş için gereken kurum ve yetkili bilgileri.
- Yüklenen dosya
- Kullanıcının kendi hesabıyla resmî sistemlerden indirip Sisteme yüklediği Excel, PDF veya benzeri dosyalar.
Veri sorumlusu ve veri işleyen
KVKK bakımından roller, verinin türüne göre ikiye ayrılır:
- Hesap verileri için (kurum adı, kurum kodu, yetkili adı, e-posta, telefon, görev yeri belgesi) veri sorumlusu Okul Bilgi Sistemleri'dir. Bu veriler hizmet sözleşmesinin kurulması ve yürütülmesi için işlenir.
- Kurum verileri için (öğrenci, öğretmen ve veli bilgileri, programlar, devamsızlık kayıtları) veri sorumlusu okuldur. Okul Bilgi Sistemleri bu verileri yalnızca okulun talimatıyla, okulun belirlediği amaçlarla işleyen veri işleyen konumundadır.
- Veri işleyen sıfatıyla kurum verilerini kendi amaçlarımız için kullanmayız, başka kurumlarla birleştirmeyiz ve okulun talimatı dışında üçüncü kişilere aktarmayız.
İşlediğimiz veriler
Yalnızca hizmetin çalışması için gereken veriler işlenir. Dört grupta toplanır:
Hesap ve kurum bilgileri
- Kurum adı, kurum kodu, il ve ilçe
- Yetkili adı soyadı, e-posta adresi, telefon numarası
- Parola (yalnızca geri döndürülemez özet olarak saklanır)
- Kayıt onayı için yüklenen görev yeri belgesi
Yüklenen dosyalardan türetilen kayıtlar
- Öğrenci ve sınıf listeleri, öğretmen ve branş listeleri
- Ders programları, sınav programları, nöbet çizelgeleri
- Devamsızlık listeleri ve veli iletişim bilgileri (okul yüklediğinde)
- Gönderim raporları ve üretilen PDF belgeleri
Teknik ve kullanım verileri
- IP adresi, tarayıcı ve cihaz türü, istek zamanı
- Giriş ve işlem kayıtları (hangi modülde ne zaman işlem yapıldığı)
- Güvenlik amaçlı hata ve şüpheli istek kayıtları
İletişim ve destek
- İstek ve öneri formlarıyla ilettiğiniz mesajlar
- E-posta yazışmaları ve KVKK başvuruları
İşleme amaçları ve hukuki sebepler
- Hesabın açılması ve yürütülmesi: kayıt, kurum doğrulaması, giriş, destek (KVKK m. 5/2-c: sözleşmenin kurulması ve ifası).
- Modüllerin çalıştırılması: yüklenen dosyaların ayrıştırılması, program ve çizelge üretimi, bildirim hazırlanması (okulun talimatı; okul yönünden KVKK m. 5/2-ç ve e).
- Bilgilendirme: okulun başlattığı devamsızlık ve belge bildirimlerinin velilere iletilmesi (okulun mevzuattan doğan bildirim yükümlülüğü).
- Güvenlik ve süreklilik: kötüye kullanımın önlenmesi, hata teşhisi, yedekleme (KVKK m. 5/2-f: meşru menfaat).
- Yasal yükümlülükler: yetkili makamların hukuka uygun taleplerinin karşılanması (KVKK m. 5/2-ç).
Bu amaçların dışında, özellikle reklam, profilleme veya veri ticareti amacıyla işleme yapılmaz.
Dosya tabanlı çalışma ve resmî sistemler
Sistem, resmî kurum sistemlerinden bağımsız çalışır. Veri girişi yalnızca yetkili kullanıcının kendi hesabıyla indirdiği dosyaları Sisteme yüklemesiyle olur.
- Sunucularımız hiçbir resmî kurum sistemine bağlanmaz, bu sistemlerden veri çekmez, bu sistemlere veri yazmaz.
- Resmî sistemlere ait kullanıcı adı ve parolalar istenmez, saklanmaz, aktarılmaz.
- Resmî sistemlerle etkileşim kuran tarayıcı eklentisi, bot, makro veya veri toplama aracı hizmetin parçası değildir.
- Yüklenen dosya yalnızca ilgili işlemi tamamlamak için okunur; geçici kopyalar işlem bitince silinir.
Verilerin aktarılması
Verileriniz pazarlama amacıyla hiçbir üçüncü tarafa satılmaz veya kiralanmaz. Aktarım yalnızca şu hâllerde olur:
- Barındırma: veriler Türkiye'de bulunan sunucularda tutulur; barındırma sağlayıcısı verilere yalnızca altyapı işletimi için teknik düzeyde erişebilir.
- Bildirim kanalları: okulun başlattığı WhatsApp bildirimleri okulun kendi WhatsApp hesabı üzerinden gönderilir; mesaj içeriği (ör. öğrenci adı, devamsızlık bilgisi, belge) WhatsApp'ın altyapısı üzerinden iletilir ve bu altyapı yurt dışında bulunabilir. Kanalı kullanma kararı okula aittir.
- E-posta: doğrulama kodları ve sistem bildirimleri e-posta iletim altyapısı üzerinden gönderilir; içerikte kurum verisi bulunmaz.
- Yasal zorunluluk: mahkeme kararı veya yetkili kamu kurumunun hukuka uygun talebi hâlinde, talep kapsamıyla sınırlı paylaşım yapılabilir.
Çerezler ve oturum
- Zorunlu çerezler: oturum çerezi (yalnızca sunucu tarafından okunur, tarayıcı kapanınca sona erer) ve istek güvenliği için CSRF çerezi. Bunlar olmadan giriş yapılamaz.
- Tarayıcı depolaması: oturum bilgisi ve arayüz tercihleri (ör. seçili sekme) tarayıcınızda tutulur; sunucuya ayrıca gönderilmez.
- Ölçüm: yalnızca tanıtım sayfalarında ziyaret istatistiği için Google Analytics kullanılır. Giriş sonrası ekranlarda ölçüm veya reklam aracı yoktur.
- Reklam, yeniden hedefleme veya sosyal medya takip çerezi kullanılmaz.
Saklama süreleri
- Kurum verileri: siz silene kadar veya hesap kapanana kadar saklanır. Listeler, programlar ve rehberler ilgili modülden tamamen silinebilir.
- Hesap verileri: hesap açık olduğu sürece; hesabın kapatılması hâlinde kuruma bağlı tüm kayıtlarla birlikte silinir.
- Geçici dosyalar: yüklenen dosyaların geçici kopyaları işlem tamamlanınca silinir.
- Teknik ve güvenlik kayıtları: işlem kayıtları ve şüpheli istek kayıtları en fazla 30 gün tutulur, sonra otomatik silinir.
- Yasal saklama: mevzuatın daha uzun süre öngördüğü kayıtlar (ör. fatura ve sözleşme bilgileri) yalnızca o süre boyunca ve o amaçla saklanır.
Veri güvenliği
KVKK m. 12 kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin başlıcaları:
- Tüm bağlantılar TLS ile şifrelenir; tarayıcı ile sunucu arasında açık metin trafik yoktur.
- Parolalar geri döndürülemez özet (hash) olarak saklanır; ekibimiz dahil kimse parolanızı göremez.
- Öğrenci ve öğretmen rehberleri gibi hassas alanlar veritabanında AES-256 ile şifreli tutulur.
- Her okulun verisi kurum kimliğiyle ayrılır; bir okul başka bir okulun verisine erişemez.
- Erişim yalnızca yetkili hesaplarla, oturum süresi sınırlı ve işlem kaydı tutularak yapılır.
- Düzenli yedekleme yapılır; yedekler de aynı erişim kurallarına tabidir.
- Veri ihlali şüphesinde etkilenen okullar ve gerekli hâllerde Kişisel Verileri Koruma Kurulu mevzuattaki sürelerde bilgilendirilir.
Öğrenci verileri ve veli aydınlatması
- Sistem öğrencilerden veya velilerden doğrudan veri toplamaz; öğrenci verileri yalnızca okul tarafından, okulun yetkisi dâhilinde yüklenir.
- Öğrenci verileri en az veri ilkesiyle işlenir: sınıf, numara, ad soyad ve okulun bildirim için yüklediği veli iletişim bilgisiyle sınırlıdır.
- Velilerin aydınlatılması ve gerekiyorsa tercihlerinin alınması, veri sorumlusu olan okulun sorumluluğundadır; talep eden okullara örnek metin sağlarız.
- Veli veya öğrencilerden gelen KVKK başvuruları, veri sorumlusu okula yönlendirilir ve okulun talimatıyla sonuçlandırılır.
KVKK kapsamındaki haklarınız
KVKK m. 11 uyarınca kişisel verilerinizle ilgili şu haklara sahipsiniz:
- aKişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- bİşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- cİşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- çYurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- dEksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- eKanunun 7. maddesi çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- fDüzeltme ve silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- gYalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
- ğKanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
Nasıl başvurulur
Başvurunuzu kimliğinizi doğrulayacak bilgilerle birlikte aşağıdaki e-posta adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Kurum verilerine ilişkin talepler, veri sorumlusu okulla birlikte değerlendirilir. Silme talepleri için ayrıca modül içindeki silme araçlarını doğrudan kullanabilirsiniz.
Politika değişiklikleri
Hizmet geliştikçe bu metin güncellenebilir. Her değişiklikte sürüm numarası ve tarih bu sayfada güncellenir; hak ve yükümlülükleri etkileyen değişiklikler giriş sonrası ekranda ayrıca duyurulur.
- Sürüm 2.0: metin baştan yazıldı; roller, veri grupları, aktarımlar, saklama süreleri ve haklar ayrıntılandırıldı.
- Sürüm 1.1: dosya tabanlı veri işleme ve resmî sistemler bölümü eklendi.
İletişim
Gizlilikle ilgili sorularınız ve KVKK başvurularınız için: